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Las gestorías encuentran su mayor apoyo en las empresas de gestión documental
Los tiempos están cambiando, un oficio tan antiguo como las gestorías no puede quedarse atrás. Los principales clientes de las gestorías siempre han sido PYMES, ahora su mercado se diversifica. Los particulares cada vez tienen menos tiempo para la gestión de múltiples aspectos necesarios para su desarrollo profesional y personal y optan por la contratación de un tercero para que realice dichos trámites.
Los intercambios de información se producen entre las gestorías y sus clientes u organismos públicos, muchos se deben realizar en formato papel; aunque comienza ya una transformación hacia el mundo digital. Quienes mejor conocen las últimas tecnologías y avances en gestión documental son las consultoras ECM.
La documentación que una empresa o particular debe facilitar a las gestorías para su tramitación puede estar en formato digital. Su trasmisión vía e-mail o sftp a la empresa de gestión documental es rápida y se facilita de forma casi inmediata a los gestores a través de una aplicación web. Aquella información que se encuentra en formato papel, se puede digitalizar en las propias oficinas donde se genera; enviarla automáticamente a través de impresora virtual o bien facilitar dicha documentación física a la empresa de Enterprise Content Management que la digitaliza y la pone a disposición de la gestoría.
La documentación está disponible en todo momento para su uso actual y para futuras comprobaciones, sin las pérdidas innecesarias de tiempo que implican los desplazamientos a casa del cliente para consultar la información.
Los datos que se extraen de la documentación digital se integran con las aplicaciones de las gestorías para automatizar tareas rutinarias que realizan. La cumplimentación de documentos oficiales, contabilidades de empresas, declaraciones de I.V.A…. son algunas de las tareas que se pueden agilizar con el módulo Bussines Process Management (BPM).
Los beneficios no los disfruta exclusivamente la entidad gestora sino cada uno de sus clientes ahorrándoles tiempo y esfuerzo.
Las gestorías que mejoren su capacidad de servicio a través de la automatización de procesos podrán resolver un mayor volumen de trámites y al mismo tiempo aportar una mejor calidad en el servicio transformando datos en información de valor para cada uno de los agentes implicados: empresas, entidades financieras, notarías, registros, organismos oficiales (Hacienda, DGT…), tasadores y clientes finales.
Loli Calvente
ECM Consultant SGAIM
