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La factura electrónica, una tendencia creciente en el mercado
Actualmente la tendencia de las compañías de primer nivel es disminuir el uso del papel en todos sus movimientos. Esto es motivado por diversas razones entre ellas podemos mencionar, la protección del medio ambiente, eliminación de documentos acumulados, fácil manipulación de los mismos y reducción de costes.
Sin embargo, el dejar a un lado el uso del papel no siempre es sencillo. Si pasamos nuestros documentos internos a una versión electrónica, no tendremos problema alguno, ya que no es necesario demostrar su validez oficial ante ninguna entidad. Pero cuando hablamos de documentos sensiblemente importantes para la compañía y que además deben ser avalados por alguna entidad financiera, es cuando debemos de tomar en cuenta las implicaciones de suprimir el papel.
Este es el caso de las Facturas, documentos muy importantes, ya que marcan la adquisición de productos y servicios, que ayudan a mejorar la gestión de cada compañía, por lo tanto el uso de dos conceptos como son Facturación Electrónica y Digitalización de Facturas certificada, es cada día más común.
Pero… ¿Qué es la Facturación Electrónica?
Principalmente una factura electrónica es aquella originada de manera informática y que puede ser transmitida por medio de un sistema de comunicaciones (por ejemplo Internet), siendo importante el garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos.
De igual modo existe una creciente tendencia hacia el proceso de digitalización de los documentos en soporte papel, con la finalidad de sustituirlos con sus correspondientes ficheros electrónicos y destruir, posiblemente, enormes cantidades de papel, teniendo como consecuencia ahorros en la gestión documental y reducción de los costes fiscales, esto es llamado Digitalización Certificada.
La Digitalización Certificada es entonces el proceso por medio del cual son obtenidas las imágenes digitales basadas en el documento original siempre salvaguardando la integridad y fidelidad del soporte físico que se sustituirá. Este proceso debe ser ejecutado mediante el empleo de un software certificado por la Agencia Tributaria.
De manera similar a las facturas en papel, las facturas electrónicas están sujetas a regulaciones que garanticen la integridad y autenticidad. Estas regulaciones varían dependiendo de la zona geográfica donde nos encontremos, por ejemplo:
Tenemos regulaciones internacionales que se aplican de forma general, como UNeDocs que hacen referencias a formatos como EDI y XML.
En Europa la Facturación Electrónica es regulada por la Directiva 115/2001 debiendo ser adoptada por cada país miembro de la UE antes del 31 de diciembre del 2003.
En el caso particular de España la Facturación Electrónica esta regulada por:
- Directiva 2001/115/CE,.
- Real Decreto 1496/2003 que regula las obligaciones de Facturación
- Real Decreto 87/2005 con modificaciones al Reglamento de Facturación
- Orden Ministerial EHA/962/2007, por la que se desarrollan determinadas disposiciones contenidas en el Real Decreto 1496/2003.
- Resolución AEAT de 24/10/ 2007, sobre requisitos de certificación de software para obtención de Facturas digitalizadas con valor legal.
- Orden Ministerial PRE/2971/2007.
- Ley 59/2003 de Firma Electrónica.
Entre los Beneficios que nos suponen la Facturación Electrónica y la Digitalización Certificada encontramos que, dependiendo del tamaño de cada compañía, el ahorro por concepto de gestión de facturas, en términos de envíos, recepción, almacenamiento, búsquedas, firmas, pagos, etc., puede estar situado ente un 40% y un 80%.
El Ahorro principalmente deriva de la Reducción de la intervención Humana, llevando al mínimo los errores. Así mismo se elimina la impresión, los ensobrados y envíos postales por lo tanto son disminuidos
los sitios destinados al almacenamiento al no existir ya el papel.
Esto nos trae como consecuencia aumentos de la Eficiencia ya que
los procesos como gestión/aprobación son acelerados potencialmente, transformándolos en procesos realmente ágiles, donde una factura puede ser incluso accesible por todos los usuarios autorizados.
Así mismo mejora notablemente el control de la trazabilidad situando en un punto muy bajo los posibles fraudes.
Finalmente la tarea de Auditar se facilita ya que es sencillo obtener reportes de procesos y control de gestión.
