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Adiós al papel, la factura electrónica está aquí
Madrid, 19 de febrero 2009. Actualmente la tendencia de las compañías de primer nivel es disminuir el uso del papel en todos sus movimientos, logrando reducción de costes, facilidad en la manipulación de los mismos, eliminación de documentos acumulados y la protección del medio ambiente.
Sin embargo, el dejar a un lado el uso del papel no siempre es sencillo. Si pasamos nuestros documentos internos a una versión electrónica, no tendremos problema alguno, ya que no es necesario demostrar su validez oficial ante ninguna entidad. Pero cuando hablamos de documentos sensiblemente importantes para la compañía y que además deben ser avalados por alguna entidad financiera, es cuando debemos de tener en cuenta las implicaciones de suprimir el papel.
Este es el caso de las facturas, documentos muy importantes, ya que marcan la adquisición o venta de productos y servicios, que ayudan a mejorar la gestión de cada compañía, por lo tanto el uso de dos conceptos: Facturación Electrónica y Digitalización de Facturas certificada, es cada día más común.
Hemos oído muchas veces hablar de factura electrónica pero, ¿sabemos realmente lo que significa? Es aquella originada de manera informática y que puede ser transmitida por medio de un sistema de comunicaciones (por ejemplo Internet), siendo importante el garantizar la integridad y autenticidad de la misma.
Existe, también, una creciente tendencia hacia el proceso de digitalización de los documentos en soporte papel, con la finalidad de sustituirlos con sus correspondientes ficheros electrónicos igualmente válidos, y poder destruir enormes cantidades de papel. La digitalización certificada consigue ahorros en la gestión documental y reducción de los costes fiscales.
La Digitalización Certificada es el proceso por medio del cual son obtenidas las imágenes digitales basadas en el documento original siempre salvaguardando la integridad y fidelidad del soporte físico al que sustituirá. Este proceso debe ser ejecutado, en el caso de España, mediante el empleo de un software certificado por la Agencia Tributaria.
De manera similar a las facturas en papel, las facturas electrónicas están sujetas a regulaciones que garanticen la integridad y autenticidad. En Europa la Facturación Electrónica es regulada por la Directiva 115/2001 debiendo ser adoptada por cada país miembro de la UE antes del 31 de diciembre del 2003.
En el caso particular de España la Facturación Electrónica está regulada por:
- Directiva 2001/115/CE.
- Real Decreto 1496/2003 que regula las obligaciones de Facturación
- Real Decreto 87/2005 con modificaciones al Reglamento de Facturación
- Orden Ministerial EHA/962/2007, por la que se desarrollan determinadas disposiciones contenidas en el Real Decreto 1496/2003.
- Resolución AEAT de 24/10/ 2007, sobre requisitos de certificación de software para obtención de Facturas digitalizadas con valor legal.
- Orden Ministerial PRE/2971/2007.
- Ley 59/2003 de Firma Electrónica.
Entre los Beneficios que nos suponen la Facturación Electrónica y la Digitalización Certificada encontramos que, dependiendo del tamaño de cada compañía, el ahorro por concepto de gestión de facturas, en términos de envíos, recepción, almacenamiento, búsquedas, firmas, pagos, etc., puede estar situado ente un 40% y un 80%.
El ahorro principalmente deriva de la reducción de la intervención humana, lo que minimiza los errores. También disminuye el coste de almacén al no existir ya el papel.
Esto nos trae como consecuencia aumentos de la eficiencia ya que los procesos como gestión/aprobación se aceleran potencialmente, transformándose en procesos realmente ágiles, donde una misma factura se vuelve accesible para todos los usuarios autorizados.
Así mismo mejora notablemente el control de la trazabilidad situando en un punto muy bajo los posibles fraudes.
Finalmente la tarea de auditar se facilita ya que es sencillo obtener reportes de procesos y control de gestión.
La factura digital desbanca a las facturas en papel, pero para disponer del servicio óptimo es importante confiar en un tercero especializado para aprovechar su know-how y así poder implementar la solución que mejor se adapte a las necesidades concreta de cada empresa.
Luis César Aguilar
Process & ECM Consultant SGAIM
